Приложение к Распоряжению от 15.02.2008 г № 21-РП

Приложения к приказу (распоряжению, постановлению) визируются руководителем структурного подразделения, подготовившего проект. При наличии нескольких приложений они нумеруются.
Внесение изменений в подписанный приказ (распоряжение, постановление), а также в завизированный проект документа не допускается.
2.3.1.7.Совместные приказы (Приложение N 2)
При оформлении совместного приказа:
- наименования исполнительных органов располагаются на одном уровне;
- наименование вида документа - приказ располагается центрованным способом;
- дата совместного приказа единая, соответствует дате более поздней подписи;
- регистрационный номер приказа, состоит из регистрационных номеров документов каждого исполнительного органа, участвующего в создании совместного приказа, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в приказе.
Подписи авторов совместного приказа располагаются на одном уровне.
2.3.2.Положения, правила, инструкции
2.3.2.1.Положение - документ, определяющий порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию деятельности исполнительного органа, его структурных подразделений или коллегиальных органов.
Правила - документ, устанавливающий нормы и требования, обязательные для выполнения.
Инструкция - документ, излагающий порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные правовые акты, которые утверждаются руководителем исполнительного органа.
Решение о порядке принятия положений о структурных подразделениях или коллегиальных органах исполнительного органа, правил и инструкций находится в ведении исполнительного органа.
2.3.2.2.Порядок подготовки проекта положения, правил, инструкции соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.
2.3.2.3.Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".
Заголовок к тексту положения, правил, инструкции должен отвечать на вопрос "О чем?"; заголовок должностной инструкции должен отвечать на вопрос "Кого?".
Констатирующей частью положения, правил, инструкции служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.
Основной текст положения, правил, инструкции может делиться на разделы, пункты, подпункты. Разделы должны иметь названия, точка в конце названия раздела, подраздела не ставится.
2.3.3.Протокол
2.3.3.1.Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, заседаниях, собраниях, других формах работы коллегиальных органов. Протокол составляется на основании записей, представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов, решений и др.
2.3.3.2.В исполнительных органах протоколы могут оформляться в полной или краткой форме. В краткой форме протокола опускается ход обсуждения вопроса и фиксируется только принятое решение.
2.3.3.3.Текст полного протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.
Во вводной части указываются: председатель, секретарь, список присутствующих, фамилии которых располагают в алфавитном порядке в строчку. Если количество членов коллегиального органа превышает 15 человек, то указывают их общее количество. При этом прилагается отсылка к прилагаемому списку. К фамилиям приглашенных добавляется наименование должностей и наименование организаций, которые они представляют.
С новой строки пишут слово "Присутствовали", фамилии и инициалы постоянных членов коллегиального органа, участников заседания, сотрудников исполнительного органа и приглашенных на заседание перечисляют в алфавитном порядке. Перечисление присутствующих оформляют во всю ширину строки через один межстрочный интервал.
Вводная часть заканчивается повесткой дня - перечнем рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их рассмотрения с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня. Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), печатается по границам левого и правого полей бланка, размером шрифта N 14. Вводная часть отделяется от основной сплошной чертой.
Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ. Слова "СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "РЕШИЛИ" печатают от левого поля прописными буквами и заканчивают двоеточием.
Перед словом "СЛУШАЛИ" проставляется номер вопроса в соответствии с повесткой дня. Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается сноска "Текст выступления прилагается".
Решение печатается в протоколе полностью с приведением при необходимости итогов голосования. Решение может содержать несколько пунктов, каждый из которых нумеруется арабскими цифрами. Допускается двойная нумерация. При этом первая цифра номера решения соответствует номеру вопроса повестки дня, по итогам рассмотрения которого принято решение.
В случае, когда протокол фиксирует решение об утверждении какого-либо документа, делается ссылка на этот документ, а сам документ прилагается к протоколу.
Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, заносится в протокол после соответствующего решения.
2.3.3.4.Основная часть краткого протокола включает рассматриваемые вопросы и принятые по ним решения. Наименование вопроса нумеруется арабской цифрой и начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованным способом размером шрифта N 14 и подчеркивается одной чертой ниже последней строки. Под чертой указываются фамилии и инициалы должностных лиц, выступивших с докладом и при обсуждении данного вопроса. Фамилии печатаются центрованным способом в строку через запятую размером шрифта N 14. Затем указывается принятое по вопросу решение.
Вводная часть оформляется в порядке, предусмотренном пунктом 2.3.3.3.
2.3.3.5.Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Слова "Председатель" и "Секретарь" печатают слева от нулевого положения табулятора, отделяя 3 межстрочными интервалами от основной части, 1 межстрочным интервалом друг от друга. В некоторых случаях подпись секретаря может быть проставлена в нижней части оборотной стороны последнего листа протокола. Датой протокола является дата заседания (совещания, коллегии, собрания).
Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года самостоятельно по каждой группе протоколов: заседания коллегии, заседания технических советов, экспертных комиссий и так далее. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов исполнительных органов, принимавших участие в заседании.
2.3.3.6.Копии протоколов, заверенные печатью службы ДОУ, при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки.
В некоторых случаях, а также при необходимости доведения до исполнителей принятых решений составляется выписка из протокола. Выписка из протокола представляет собой точную копию части текста подлинника протокола, относящегося к тому вопросу повестки дня, по которому готовят выписку. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводную часть, вопрос, по которому готовится выписка, его обсуждение и принятое решение. Выписка из протокола заверяется службой ДОУ. В этом случае название документа будет оформлено как "Выписка из протокола".
2.3.3.7.Протоколы (выписки из протоколов) печатаются на общем бланке исполнительного органа размером шрифта N 14 с применением следующих реквизитов:
Наименование документа - слово "ПРОТОКОЛ" ("ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА") печатается от границы верхнего поля прописными буквами шрифтом размером N 16 и выравнивается по центру.
Вид заседания (совещания), отделяется от слова "ПРОТОКОЛ" одним интервалом, печатается шрифтом N 14 через 1 интервал и выравнивается по центру.
Место проведения заседания (совещания), дата и номер протокола печатаются шрифтом N 12, размещаются на одной строке, при этом "место проведения заседания (совещания)" выравнивается по левой границе поля документа "дата" и "номер" по правой границе поля документа.
Дата оформляется цифровым способом, номер протокола состоит из знака "N " и порядкового номера.
Основная часть протокола печатается шрифтом N 14 через 1 межстрочный интервал.
Каждый раздел печатается с красной строки, чтобы выделить в тексте протокола речь основного докладчика, выступления участников обсуждения вопроса и постановляющую часть, формулирующую решение собрания. С этой же целью в тексте протокола каждую фамилию и инициалы выступающих печатают с новой строки в именительном падеже, запись выступления отделяют от фамилии дефисом. Каждый вопрос, заданный докладчику в ходе обсуждения, печатается с красной строки, фамилии при этом допускается не указывать.
Образец оформления полного протокола приведен в Приложении N 3, краткого протокола в Приложении N 4.
2.3.4.Акт
2.3.4.1.Акт - документ справочно-информационного характера, составленный группой должностных лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его авторов.
2.3.4.2.Текст акта состоит из вводной и констатирующей частей. Вводная часть содержит указание на основание составления акта, перечисление лиц, составивших акт, их должностей, фамилий и инициалов.
В констатирующей части дается описание сущности, характера, методов, сроков работы, проделанной составителями акта, фиксируются факты (события), излагаются выводы, предложения и заключения.
Констатирующая часть завершается указанием количества экземпляров акта.
2.3.4.3.Акт утверждается руководителем исполнительного органа по указанию которого он составлен, либо должностным лицом, к компетенции которого относится содержание акта. Акт также может быть утвержден распорядительным документом.
2.3.4.4.Акт печатается на общем бланке исполнительного органа формата А4, размером шрифта N 14 с применением следующих реквизитов:
- наименование документа - слово "АКТ", печатается от границы верхнего поля, прописными буквами, шрифтом N 16 и выравнивается по центру в бланке с продольным расположением реквизитов.
- место составления акта, дата, номер оформляются согласно п. 2.3.3.7 Типовой инструкции.
- заголовок акта не является обязательным реквизитом, содержит указание на событие, факт или действие, послужившие причиной составления акта. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок печатается шрифтом N 12 через 1 межстрочный интервал. Заголовок, оформленный на общем бланке с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.
- слово "Основание" во вводной части текста акта печатается от левой границы поля. Текст "Основания" печатается через 1 межстрочный интервал.
- текст констатирующей части акта печатается через 1,5 межстрочных интервала.
- подпись акта отделяется от констатирующей части 3 межстрочными интервалами и включает слова "Председатель комиссии", "Члены комиссии", личные подписи, расшифровки в виде инициалов и фамилий. Слова "Председатель комиссии" и "Члены комиссии" печатают слева от нулевого положения табулятора, отделяя друг от друга 1 межстрочным интервалом.
- гриф утверждения оформляется согласно пункту 2.2.12. Типовой инструкции.
2.3.5.Докладная записка
2.3.5.1.Докладная записка - документ информационно-справочного характера, адресованный вышестоящему должностному лицу или вышестоящему органу и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта с выводами и предложениями автора документа.
2.3.5.2.Докладная записка может быть внутренней и внешней (направляется в вышестоящий орган).
2.3.5.3.Внутренняя докладная записка может быть оформлена на стандартном листе бумаги формата А4 и иметь следующие реквизиты: наименование структурного подразделения - автора документа; наименование вида документа - ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; дата документа; адресат; заголовок документа; текст документа; подпись автора документа. Допускается оформление внутренней докладной записки рукописным способом.
2.3.5.4.Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке формата А4 исполнительного органа, с использованием шрифта размером N 14 и имеет следующие реквизиты: наименование вида документа ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА; дата документа; место составления; адресат; заголовок документа. Слова "ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА" печатаются шрифтом размером N 14 и выравниваются по центру, если документ оформляется на бланке с продольным расположением реквизитов.
2.3.6.Служебное письмо
2.3.6.1.Служебное письмо исполнительного органа готовится: как ответ о выполнении поручений губернатора Камчатского края и Правительства Камчатского края; как ответ о выполнении поручений федеральных министерств, служб, агентств; как исполнение поручений федеральных органов государственной власти, губернатора и Правительства Камчатского края по обращениям граждан, содержащим вопросы, относящиеся к компетенции исполнительного органа; как сопроводительное письмо к проекту законодательного акта; как ответ на запрос организации или частного лица; как инициативное письмо.
2.3.6.2.Срок подготовки ответного письма устанавливается резолюцией руководителя исполнительного органа, его заместителя на основании установленных сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции. Срок подготовки инициативного письма определяется руководителем структурного подразделения.
2.3.6.3.Служебные письма (кроме внутренних) печатаются на стандартных бланках формата А4 (Приложение N 5).
При оформлении письма на двух и более страницах, вторая и последующие страницы нумеруются по правому нижнему полю листа арабскими цифрами. Первый лист не нумеруется.
2.3.6.4.Текст служебного письма может касаться одного вопроса или нескольких взаимосвязанных вопросов и состоять из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма. Во второй части, формируются выводы, просьбы, решения, предложения.
Обязательным элементом текста письма является обращение к адресату словами "Уважаемый (ая)" далее пишется полное имя и отчество адресата, в конце обращения ставится восклицательный знак.
Текст письма излагается от 3-го лица единственного числа. Например: "Агентство по делам архивов Камчатского края считает...", "Министерство предлагает...". Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица, единственного числа: "Прошу...", "Направляю...".
В письмах не должны употребляться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы и историзмы). Например: "при сем направляем", "настоящим сообщаем", "сего года" и др.
2.3.6.5.Датой письма является дата его подписания. Право подписи служебного письма устанавливается в Положении об исполнительном органе, в том числе в положениях о его структурных подразделениях, в должностных регламентах. В указанных локальных нормативных актах должен предусматриваться порядок подписания служебного письма в отсутствие руководящих должностных лиц.
2.3.7.Особенности подготовки и оформления писем губернатора Камчатского края, первого вице-губернатора - первого заместителя председателя Правительства Камчатского края, заместителей председателя Правительства Камчатского края, заместителя председателя Правительства - министра Камчатского края
2.3.7.1.Письмо губернатора Камчатского края оформляется на бланке губернатора Камчатского края или на бланке Правительства Камчатского края в соответствии с распределением основных обязанностей между губернатором Камчатского края и членами Правительства Камчатского края, утвержденным Распоряжением губернатора Камчатского края от 25.01.2008 N 66-р, с продольным расположением реквизитов установленной формы, изготовленных типографским способом (Приложения N N 6, 7).
2.3.7.2.Письмо первого вице-губернатора - первого заместителя председателя Правительства Камчатского края оформляется на бланке первого вице-губернатора - первого заместителя председателя Правительства Камчатского края с угловым расположением реквизитов установленной формы (Приложение N 8), а при временном исполнении обязанностей губернатора Камчатского края (руководителя высшего исполнительного органа государственной власти Камчатского края) - на бланке Правительства Камчатского края (Приложение N 7) в соответствии с распределением основных обязанностей между губернатором Камчатского края и членами Правительства Камчатского края, утвержденным Распоряжением губернатора Камчатского края от 25.01.2008 N 66-р.
2.3.7.3.Письмо заместителя председателя Правительства Камчатского края оформляется на бланке заместителя председателя Правительства Камчатского края с угловым расположением реквизитов установленной формы (Приложение N 9).
2.3.7.4.Письмо заместителя председателя Правительства - министра оформляется на бланке заместителя председателя Правительства Камчатского края (Приложение N 9) в случаях, если письмо направляется в иные органы (организации); при внутренней переписке между исполнительными органами государственной власти Камчатского края, а также при необходимости направить информацию в вышестоящие органы, письмо оформляется на бланке соответствующего Министерства, которое возглавляет заместитель председателя Правительства Камчатского края (Приложение N 10).
2.3.7.5.Служебное письмо направляется конкретному должностному лицу (наименование органа (организации) входит в состав наименования должности) - адресату.

Например:                            Генеральному директору
                                     объединения "Ростекстиль"
                                     В.Д. ИВАНОВУ

Оформление реквизита "адресат" на угловых бланках осуществляется в соответствии с пунктом 2.2.11. настоящей Типовой инструкции.
На бланке губернатора Камчатского края адресат располагается в колонке правой части документа на один межстрочный интервал ниже уровня строки заполнения даты и регистрационного номера документа. Весь текст реквизита "адресат" выравнивается по левому краю, при этом самая длинная строка должна достигать правового края текстового поля основного текста документа.
2.3.7.6.Заголовок к тексту письма является обязательным элементом оформления служебного письма и составляется в соответствии с пунктом 2.2.14 Типовой инструкции.
Заголовок размещается на бланке ниже строки заполнения даты и регистрационного номера документа через один межстрочный интервал без ограничительных отметок, максимальная длина строки 7,5 см.
Заголовок не прописывается в служебных письмах, объем текста которых составляет не более одного абзаца.
2.3.7.7.Текст письма оформляется в соответствии с пунктами 2.2.16; 2.3.6.4. Типовой инструкции через 1,5 межстрочного интервала, отформатированный по ширине.
2.3.7.8.Оформление реквизита "подпись" осуществляется в соответствии с пунктом 2.2.18. Типовой инструкции.
Если служебное письмо оформлено на должностном бланке, наименование должности в подписи не указывается. Расшифровка подписи должностного лица с пробелом между инициалами и фамилией отделяется от последней строки текста документа тремя межстрочными интервалами. При этом последняя буква в расшифровке подписи ограничивается правым полем.

Например:
                             Личная подпись       И.О. Фамилия

При оформлении служебного письма на бланке соответствующего Министерства, которое возглавляет заместитель председателя Правительства Камчатского края, в реквизите "подпись" указывается полное наименование должности.

Например:
Заместитель председателя
Правительства - министр      Личная подпись       И.О. Фамилия

2.3.7.9.Оформление реквизита "исполнитель" осуществляется в соответствии с пунктом 2.2.23. Типовой инструкции.
На письме губернатора Камчатского края исполнителем является руководитель исполнительного органа государственной власти Камчатского края, инициировавший подготовку данного письма.
2.3.7.10.Визирование служебного письма осуществляется в соответствии с пунктом 2.2.20 Типовой инструкции.
Письма губернатора Камчатского края и первого вице-губернатора - первого заместителя председателя Правительства Камчатского края визируются руководителем исполнительного органа государственной власти Камчатского края, инициировавшим подготовку данного письма, а также заместителем председателя Правительства, курирующим деятельность данного исполнительного органа.
2.3.8.Порядок подготовки и оформления Перечней поручений губернатора Камчатского края
2.3.8.1.Поручения губернатора Камчатского края могут быть оформлены в виде Перечня поручений губернатора Камчатского края (Приложение N 11).
Гриф утверждения Перечня поручений губернатора Камчатского края оформляется в соответствии с пунктом 2.2.12 Типовой инструкции.
Заголовок Перечня поручений губернатора Камчатского края пишется посредине ширины листа с прописной буквы с использованием полужирного шрифта N 14. Обязательно в заголовке делается ссылка на документ, на основании которого разработан проект Перечня поручений губернатора Камчатского края или мероприятие, по итогам которого разработан данный проект Перечня.
Основная часть Перечня поручений губернатора Камчатского края включает ответственного исполнителя(ей), кому адресовано данное поручение, и поручение губернатора Камчатского края, которое необходимо выполнить в указанный срок.
Поручения оформляются шрифтом N 14 с форматированием по ширине, нумеруются арабскими цифрами и отделяются друг от друга одним межстрочным интервалом.
Согласование Перечня поручений Губернатора Камчатского края оформляется в соответствии с пунктом 2.2.19. на обратной стороне листа.
В обязательном порядке проект Перечня поручений губернатора Камчатского края согласовывается с руководителем исполнительного органа, инициировавшим подготовку данного Перечня, с заместителем председателя Правительства, курирующим деятельность данного исполнительного органа, а также с начальником Главного контрольного управления губернатора и Правительства Камчатского края.
2.3.8.2.Проект перечня поручений губернатора Камчатского края подготавливается заместителями председателя Правительства Камчатского края, руководителями исполнительных органов государственной власти Камчатского края, структурных подразделений аппарата губернатора и Правительства Камчатского края по согласованию с заместителем председателя Правительства Камчатского края, курирующим их деятельность:
- по письменному или устному поручению губернатора Камчатского края;
- по итогам командировок губернатора Камчатского края;
- по итогам рабочих совещаний Правительства Камчатского края, проводимых губернатором Камчатского края, первым вице-губернатором - первым заместителем председателя Правительства Камчатского края.
2.3.8.3.Поручения территориальным органам федеральных органов исполнительной власти, органам местного самоуправления муниципальных образований включаются в проекты перечней поручений губернатора Камчатского края в рекомендательной форме.
2.3.8.4.Утвержденный губернатором Камчатского края перечень поручений рассылается Главным контрольным управлением губернатора и Правительства Камчатского края всем заинтересованным лицам, которые не позднее срока, обозначенного в перечне поручений губернатора Камчатского края, направляют в Главное контрольное управление губернатора и Правительства Камчатского края краткую информацию (по существу) об итогах выполнения поручений либо о причинах невыполнения поручений.
2.3.8.5.Сводная информация о выполнении перечня поручений губернатора Камчатского края подготавливается и направляется губернатору Камчатского края Главным контрольным управлением губернатора и Правительства Камчатского края.
3.Организация документооборота и исполнения документов
3.1.Организация документооборота
3.1.1.Движение документов в исполнительном органе с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
3.1.2.Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в исполнительном органе, регламентируются Инструкцией, регламентом исполнительного органа, табелем унифицированных форм документов, положениями о структурных подразделениях, должностными регламентами и должностными инструкциями.
3.1.3.При применении в исполнительном органе электронного документооборота службой ДОУ совместно со службой информационных технологий или системным администратором разрабатываются маршруты движения документов.
3.1.4.Доставка документов в исполнительный орган осуществляется, как правило, средствами почтовой, фельдъегерской и электрической связи.
С помощью почтовой связи в исполнительный орган доставляется письменная корреспонденция в виде простых и регистрируемых писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.
3.1.5.По каналам электрической связи поступают: телеграммы, факсограммы, телефонограммы, электронные документы.
3.2.Прием, обработка и распределение поступающих документов
3.2.1.Документы, поступающие в исполнительный орган на бумажных носителях, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и первичная обработка документов осуществляется работниками службы ДОУ.
Конверты с документами вскрываются (за исключением конвертов с пометкой "лично"), проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно доставленные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. При отсутствии на документе адреса отправителя конверт прилагается к документу.
Полученный документ регистрируется в традиционных и (или) электронных карточках, журналах. На полученном документе проставляется регистрационный номер или штамп. Регистрационный номер или штамп проставляется в правой нижней части лицевой стороны первого листа документа. Регистрационный штамп содержит сокращенное наименование исполнительного органа, дату и регистрационный номер (см. пункт 2.2.25. Типовой инструкции).
3.2.2.Документы, адресованные руководству исполнительного органа, а также без указания конкретного лица или структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе ДОУ, а затем направляются руководству для рассмотрения и наложения резолюции.
Рассмотренные руководством документы возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольные формы карточек или журналов, в которых зарегистрирован документ, (далее - РКФ) вносится содержание резолюции, а документ передается на исполнение.
Подлинник документа, который исполняется несколькими структурными подразделениями, получает ответственный исполнитель, остальным исполнителям передаются копии.
3.2.3.Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема, регистрируются по тем же правилам, что и письма, а затем передаются на рассмотрение руководству и исполнение.
3.2.4.Текст поступившей телефонограммы записывается (печатается) получателем на бланке, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.
3.2.5.При передаче и приеме документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:
- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов;
- документ, подлежащий передаче по каналу факсимильной связи передается исполнителям в службу ДОУ;
- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;
- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму;
- запрещается передавать по факсу текст документов с грифом "Для служебного пользования";
подлежащий передаче документ регистрируется, подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;
поступившие и переданные факсограммы регистрируются, дополнительно в журнале приема-передачи факсограмм, в которых в обязательном порядке производится отметка о времени приема (передачи факсограммы, должности, фамилии, инициалах передававших (получивших) факсограмму. Факсограммы передаются службой ДОУ в день их приема от исполнителей, срочные немедленно;
поступивший вслед за факсограммой подлинник документа направляется в соответствующее подразделение-исполнитель;
- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.
Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях исполнительного органа, осуществляется их руководителями.
3.2.6.Документы в электронном виде, поступающие а исполнительный орган, проходят прием, регистрацию, предварительное рассмотрение, рассмотрение руководством и доставляются исполнителям.
Прием и регистрация документов в электронном виде в РКФ, поступивших на электронный адрес исполнительного органа, осуществляется службой ДОУ по разрешению руководителя исполнительного органа.
3.3.Организация обработки и передачи отправляемых документов
Документы, отравляемые исполнительным органом, передаются почтовой и электрической связью.
Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее следующего рабочего дня.
Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется службой ДОУ исполнительного органа в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи.
С помощью средств электрической связи служба ДОУ осуществляет передачу телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов.
Виды документов, отправляемых по каналам электрической связи, а также необходимость и порядок досылки их бумажного экземпляра адресату определяются Инструкцией с учетом использования технических и программных средств.
Документы для отправки передаются в службу ДОУ полностью оформленными, подписанными с указанием почтового адреса/номера телефона/электронного адреса или с указанием на рассылку.
Досылка или замена разосланного ранее документа осуществляется по указанию лица, подписавшего документ, или руководителя службы ДОУ.
С уведомлением отправляются гарантийные письма, письма о расторжении договоров, документы, адресованные участникам проводимых исполнительным органом конкурсов, а также другие документы по указанию руководителя.
Остальная корреспонденция отправляется простыми и заказными письмами.
3.4.Порядок прохождения внутренних документов
3.4.1.Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.
3.4.2.Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в службу ДОУ, которая осуществляет контроль правильности их оформления.
Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей. После подписания документы регистрируются.
3.4.3.Размноженные экземпляры подписанных руководителями и зарегистрированных распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные подразделения, в ведении которых находятся рассматриваемые вопросы.
3.4.4.Передача документов между исполнительными органами осуществляется через лиц, ответственных за ведение делопроизводства в конкретном исполнительном органе. Документы передаются с соответствующей отметкой в РКФ.
3.5.Учет количества документов
3.5.1.Учет количества документов за определенный период времени (год, месяц) проводятся по РКФ по месту регистрации документов.
3.5.2.За единицу учета количества документов принимается сам документ без учета размноженных экземпляров.
Размноженные экземпляры (при необходимости) подсчитываются отдельно на основе принятой в исполнительном органе системы учета документов.
Учет количества документов может проводиться по исполнительному органу в целом или по отдельным подразделениям.
Поступающие и создающиеся документы подсчитываются отдельно.
Итоговые данные подсчета представляются руководителю исполнительного органа в табличной форме.
3.6.Работа исполнителей с документами
Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководителю исполнительного органа или руководителю структурного подразделения, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель, определив необходимое количество экземпляров документа, передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.
4.Поисковая система по документам
4.1.Регистрация документов
4.1.1.Регистрация документов - это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт создания, отправления или получения, а также местонахождение исполненного (отправленного) документа.
4.1.2.Регистрации подлежат все документы, как создаваемые в исполнительном органе, так и поступающие из других организаций и от физических лиц.
4.1.3.Документы регистрируются один раз: поступающие в день поступления, создаваемые в день подписания или утверждения. При передаче из одного подразделения в другое, документ повторно не регистрируется.
4.1.4.Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от вида, автора и содержания документа. Например, отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы, приказы руководителя исполнительного органа по основной деятельности, приказы по личному составу, приказы по административно-хозяйственным вопросам, обращения граждан и иное. Порядковые номера документам присваиваются в пределах каждой регистрационной группы.
4.1.5.Регистрационный номер документа состоит из порядкового номера, который дополняется буквенным или цифровым индексом структурного подразделения, индексом дела по номенклатуре дел. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга дефисом.
4.1.6.Документы регистрируются в РКФ - традиционных или электронных карточках (журналах). Сведения, внесенные в РКФ, должны обеспечить учет, контроль исполнения и справочно-информационный поиск документов.
Для унификации регистрационных данных устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации: наименование организации (автора или корреспондента); дата документа; регистрационный номер документа; дата и индекс поступившего или отправляемого документа; заголовок документа или краткое его содержание; резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении и направлении документа в дело.
Состав основных реквизитов регистрации может дополняться другими реквизитами: гриф (отметка) ограничения доступа к документу; переадресация документа исполнителям; код по тематическому классификатору; ключевые слова; количество листов документа; наличие приложений; должностное лицо, поставившее документ на контроль; промежуточные сроки исполнения; перенос сроков исполнения; срок хранения документа; статус документа (проект, версия); вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и иное.
4.1.7.При наличии ссылки на ранее поступавшие документы в РКФ включаются регистрационные номера этих документов. Документу-ответу присваивается порядковый номер в пределах соответствующего регистрационного массива.
4.2.Организация поисковой системы по документам
4.2.1.Для обеспечения эффективного использования информации при принятии решений в исполнительных органах создаются поисковые системы по документам. Поисковые системы могут создаваться как в традиционном, так и в электронном виде.
4.2.2.Информация о документах, полученная при их регистрации, включается в поисковую систему, в которую входят картотеки и (или) классификационные справочники.
4.2.3.При традиционной карточной регистрации могут формироваться следующие картотеки: справочные, контрольные, по письмам граждан, алфавитные и другие, в зависимости от задач поиска.
4.2.4.Эффективность работы поисковой системы достигается путем разработки номенклатуры дел и классификационных справочников: по вопросам деятельности исполнительного органа, по видам документов, по корреспондентам, по исполнителям и по результатам исполнения документов.
4.2.5.При автоматизированной регистрации поиск документа осуществляется по любому из обязательных реквизитов (их совокупности) или по контексту (слову или фразе, содержащимся в документе).
4.2.6.При передаче документов на архивное хранение передаются и поисковые системы. При этом из базы регистрационных данных изымаются сведения о документах, сроки хранения которых истекли.
5.Контроль исполнения документов
5.1.Целью контроля исполнения документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.
5.2.Контроль исполнения документов включает: постановку документа на контроль; регулирование хода исполнения; снятие исполненного документа с контроля; направление исполненного документа в дело; учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов; информирование руководителей о состоянии исполнения документов.
5.3.Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, в том числе:
- акты Президента Российской Федерации;
- акты Правительства Российской Федерации, протоколы заседаний Правительства Российской Федерации;
- законы Камчатского края об утверждении социально-экономических программ;
- правовые акты губернатора Камчатского края, Правительства края, содержащие контрольные функции, а также иные, реализация которых предусматривает осуществление мероприятий в определенные сроки;
- протоколы заседаний Правительства Камчатского края; протоколы совещаний, проводимых губернатором Камчатского края, первым вице-губернатором - первым заместителем председателя Правительства Камчатского края, заместителями председателя Правительства Камчатского края;
- перечни поручений губернатора Камчатского края;
- депутатские обращения и запросы, направленные в адрес губернатора и Правительства Камчатского края;
- представления и протесты Генеральной прокуратуры Российской Федерации и прокуратуры Камчатского края;
- иные документы, которые содержат в резолюции губернатора Камчатского края, первого вице-губернатора - первого заместителя председателя Правительства Камчатского края формулировки: "представить", "внести", "доложить", "информировать", "подготовить проект" и т.д.
На контроль может быть поставлен как документ в целом, так и отдельные его положения, содержащие конкретные поручения.
Основанием для постановки документа на контроль Главным контрольным управлением губернатора и Правительства Камчатского края являются указание губернатора Камчатского края, первого вице-губернатора - первого заместителя председателя Правительства Камчатского края о постановке документа на контроль.
5.4.Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют губернатор Камчатского края, Первый вице-губернатор - первый заместитель председателя Правительства Камчатского края, заместители председателя Правительства Камчатского края, руководители исполнительных органов государственной власти Камчатского края, структурных подразделений Аппарата губернатора и Правительства Камчатского края в соответствии с содержанием документа и утвержденным распределением основных обязанностей между губернатором Камчатского края и членами Правительства Камчатского края.
Непосредственный контроль за исполнением документов, поставленных на контроль губернатором Камчатского края, первым вице-губернатором - первым заместителем председателя Правительства Камчатского края - сбор информационных материалов, их анализ, доклад губернатору Камчатского края о состоянии дел по исполнению контрольных документов - обеспечивает Главное контрольное управление губернатора и Правительства Камчатского края.
Непосредственный контроль за исполнением документов, поставленных на контроль заместителями председателя Правительства Камчатского края, осуществляют их советники (помощники), руководителями исполнительных органов государственной власти Камчатского края, структурных подразделений Аппарата губернатора и Правительства Камчатского края - лица, ответственные за обеспечение контрольных функций в соответствующих исполнительных органах государственной власти Камчатского края, структурных подразделениях Аппарата губернатора и Правительства Камчатского края.
5.5.Контроль исполнения документов строится на базе регистрационных данных и систематизируется по срокам исполнения и группам документов.
5.6.Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях от даты регистрации - для входящих документов; от даты подписания (утверждения) - для внутренних документов, от даты отправки - для исходящих документов.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие пометку "срочно", - исполняются в 3-дневный срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок;
- депутатские обращения и запросы - не более 15 дней;
- остальные - в срок не более 30 дней.
Информация о выполнении документов, имеющих срок исполнения "постоянно" представляется ежемесячно до 25 числа в течение одного года от даты подписания (утверждения).
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
5.7.В случае, когда исполнение документа, поставленного на контроль губернатором Камчатского края, первым вице-губернатором - первым заместителем председателя Правительства Камчатского края, по объективным причинам невозможно осуществить в указанный срок, исполнитель представляет губернатору Камчатского края или первому вице-губернатору - первому заместителю председателя Правительства Камчатского края информацию с указанием объективных причин изменения срока и предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются губернатору Камчатского края или первому вице-губернатору - первому заместителю председателя Правительства Камчатского края с визой начальника Главного контрольного управления губернатора и Правительства Камчатского края не позднее чем за неделю до истечения установленного срока исполнения. Для документов со сроком исполнения менее 10 дней предложения о переносе срока исполнения представляются в указанном порядке не позднее чем за 3 дня до истечения первоначально установленного срока.
Сроки исполнения срочных и оперативных документов не продлеваются.
Разрешение на перенос срока исполнения документа осуществляет должностное лицо, поставившее документ на контроль, путем наложения соответствующей резолюции.
После получения официального разрешения на перенос срока исполнения контрольного документа в соответствии с п. 5.7. Типовой инструкции исполнитель в течение одного рабочего дня информирует об этом Главное контрольное управление губернатора и Правительства Камчатского края.
В случае принятия губернатором Камчатского края решения об изменении срока исполнения поручения, содержащегося в постановлении, распоряжении губернатора Камчатского края либо в постановлении, распоряжении Правительства Камчатского края, исполнителем, инициировавшим изменение срока исполнения поручения, готовится проект соответствующего правового акта по этому вопросу.
По истечении срока исполнения, указанного в документе, поставленном на контроль губернатором Камчатского края и первым вице-губернатором - первым заместителем председателя Правительства Камчатского края, информация об исполнении либо копия ответа на запрос подлежит направлению в Главное контрольное управление губернатора и Правительства Камчатского края. В иных случаях контрольный документ считается неисполненным, и Главное контрольное управление вносит предложение губернатору Камчатского края о принятии мер в связи со срывом исполнения документа.
5.8.Документ считается исполненным после получения от исполнителя информации о результатах выполнения поручения по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам, а также, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Если по переданным материалам даны новые поручения, то дальнейший контроль осуществляется на основании этих поручений, срок исполнения поручений исчисляется со дня подписания данных поручений.
5.9.Первый вице-губернатор - первый заместитель председателя Правительства Камчатского края, заместители председателя Правительства Камчатского края, руководители исполнительных органов государственной власти Камчатского края, структурных подразделений Аппарата губернатора и Правительства Камчатского края могут назначать сотрудников, ответственных за организацию контроля исполнения документов, поступающих указанным должностным лицам для исполнения.
5.10.Организуя контроль исполнения документов, уполномоченные сотрудники в соответствии со своими должностными регламентами обязаны:
- вести учет контрольных документов.
- своевременно доводить контрольные документы до сведения исполнителей.
контролировать ход исполнения контрольных документов и информировать о нем руководителя;
- вести учет поступающих из Главного контрольного управления губернатора и Правительства Камчатского края запросов по контрольным документам и ответов на эти запросы.
- контролировать сроки представления в Главное контрольное управление губернатора и Правительства Камчатского края ответов на поступившие запросы по контрольным документам, которые должны содержать реквизиты документа, на который подготовлен ответ; сведения об исполнителе документа (фамилия, имя, отчество, номер рабочего телефона).
5.11.При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, при увольнении или перемещении специалист, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому специалисту по согласованию с непосредственным руководителем все контролируемые документы и проинформировать об этом Главное контрольное управление губернатора и Правительства Камчатского края.
5.12.Снятию с контроля подлежат выполненные в полном объеме:
- документы в целом;
- поставленные на контроль отдельные пункты документов, содержащие конкретные поручения;
- поручения, содержащиеся в резолюциях губернатора Камчатского края и первого вице-губернатора - первого заместителя председателя Правительства Камчатского края на служебные письма и иную деловую корреспонденцию.
Снятие документа (пункта документа) с контроля не означает прекращение действия правовых норм, установленным документом.
5.13.В случае принятия в установленном порядке в отношении документа (пункта документа), находящегося на контроле, решения об отмене, признании утратившим силу или недействующим, контроль исполнения этого документа (пункта документа) прекращается.
5.14.Решение о снятии документа с контроля принимает:
5.14.1.По постановлениям и распоряжениям губернатора Камчатского края, постановлениям и распоряжениям Правительства Камчатского края, поставленным на контроль, - губернатор Камчатского края посредством издания соответствующего распоряжения, проект которого готовит Главное контрольное управление губернатора и Правительства Камчатского края.
5.14.2.По поручениям губернатора Камчатского края и решениям, принятым по итогам заседаний Правительства Камчатского края - губернатор Камчатского края по представлению Главным контрольным управлением губернатора и Правительства Камчатского края сводной информации об их выполнении.
5.14.3.По служебным письмам и иной деловой корреспонденции, содержащим поручения в резолюциях губернатора Камчатского края и первого вице-губернатора-первого заместителя председателя Правительства Камчатского края, - начальник Главного контрольного управления губернатора и Правительства Камчатского края на основании информации о выполнении поручения либо копии ответа на запрос.
5.14.4.По поручениям заместителей председателя Правительства Камчатского края, руководителей исполнительных органов, структурных подразделений аппарата губернатора и Правительства Камчатского края - должностное лицо, поставившее документ на контроль, на основании информации, представленной исполнителем по поручению.
5.15.Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка "Снято с контроля", дата, подпись руководителя, принимающего решение о снятии документа с контроля.
5.16.В целях принятия оперативных мер по исполнению контрольных документов в установленном порядке Главное контрольное управление губернатора и Правительства Камчатского края представляет по установленным формам губернатору Камчатского края:
- еженедельно - информацию о неисполненных в установленные сроки документах, находящихся на контроле в Главном контрольном управлении губернатора и Правительства Камчатского края;
- еженедельно - сводную информацию о выполнении Перечней поручений губернатора Камчатского края;
- ежеквартально к 4 числу месяца, следующего за отчетным кварталом, - информацию о правовых актах губернатора Камчатского края и Правительства Камчатского края, находящихся на контроле в Главном контрольном управлении губернатора и Правительства Камчатского края;
5.17.В целях упреждающего контроля Главное контрольное управление губернатора и Правительства Камчатского края представляет:
- еженедельно - заместителям председателя Правительства Камчатского края, руководителям исполнительных органов государственной власти Камчатского края, структурных подразделений аппарата губернатора и Правительства Камчатского края контрольный лист-напоминание по документам, срок реализации которых определен предстоящей неделей.
- ежемесячно к 3 числу месяца, следующего за отчетным - заместителям председателя Правительства края информацию о правовых актах губернатора Камчатского края и Правительства Камчатского края, находящихся на контроле в Главном контрольном управлении губернатора и Правительства Камчатского края.
6.Организация работы с документами в делопроизводстве
Организация работы с документами в делопроизводстве представляет собой совокупность видов работ, обеспечивающих сохранность, учет, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и их передачу в архив исполнительного органа в соответствии с требованиями, установленными государственными стандартами на документы, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России, а также соответствующими нормативно-методическими документами по архивному делу и делопроизводству Камчатского края.
Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.
6.1.Составление номенклатуры дел
6.1.1.Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в исполнительных органах в определенном году, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.
Номенклатура дел является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.
Номенклатура дел разрабатывается на основе анализа состава и содержания документов, образующихся в процессе деятельности исполнительного органа. При разработке номенклатуры дел используются: положение об исполнительном органе, положения о его структурных подразделениях, организационная структура, штатное расписание и другие нормативные и распорядительные документы, характеризующие задачи и функции исполнительного органа по основным и вспомогательным видам деятельности.
В номенклатуре дел должны быть предусмотрены заголовки дел для группировки документов, отражающих все документируемые участки работы и вопросы деятельности исполнительного органа (в том числе документов коллегиальных органов, комиссий, рабочих групп и т.д.), определенные положениями и иными нормативными и распорядительными документами.
В номенклатуру дел включаются все документы на бумажных носителях, сформированные в дела, а также документы на других (технических) носителях информации (электронных, магнитных и т.п.).
Документы на технических носителях и их комплексы, не формируемые в дела, включаются в номенклатуру дел в целях их учета. В номенклатуру дел не включаются периодические издания.
6.1.2.В исполнительных органах составляются номенклатуры дел структурных подразделений (Приложение N 12) к сводная номенклатура дел исполнительного органа (Приложение N 13).
6.1.3.Номенклатура дел структурного подразделения составляется лицом, ответственным за ежегодную разработку номенклатуры дел в двух экземплярах, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу ДОУ исполнительного органа.
При составлении номенклатуры дел ответственный за делопроизводство структурного подразделения должен уточнить соответствие номенклатуры дел подразделения фактически заведенным делам. В номенклатуру дел дополнительно включаются фактически заведенные, но не предусмотренные в ней дела, а также дела, которые планируется завести в соответствии с предложениями руководства и сотрудников структурного подразделения.
6.1.4.Сводная номенклатура дел составляется службой ДОУ в четырех экземплярах на основе номенклатур дел структурных подразделений при методической помощи куратора государственного архивного учреждения Камчатского края.
6.1.5.Сводная номенклатура дел подписывается лицом, ответственным за ведение делопроизводства и архива, согласовывается с экспертной комиссией (далее - ЭК) исполнительного органа и утверждается руководителем исполнительного органа. Сводная номенклатура дел исполнительного органа согласовывается с ЭПМК Агентства по делам архивов Камчатского края не реже одного раза в 5 лет, если в данный период не происходило структурных изменений в исполнительном органе.
Вновь созданный исполнительный орган обязан в месячный срок разработать номенклатуру дел и представить ее для согласования с ЭПМК Агентства по делам архивов Камчатского края.
6.1.6.После утверждения сводной номенклатуры дел исполнительного органа, его структурные подразделения получают от службы ДОУ выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе. Первый утвержденный экземпляр номенклатуры дел является документом постоянного срока хранения. Второй экземпляр используется исполнительным органом в качестве рабочего. Третий и четвертый направляются в Государственный архив Камчатского края.
6.1.7.Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.
6.1.8.В сводной номенклатуре дел названиями разделов являются названия структурных подразделений, которые располагаются в соответствии с утвержденной структурой исполнительного органа.
6.1.9.Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом.
В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в исполнительном органе цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.
В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется. Если в деле имеется хотя бы один документ с пометкой "Для служебного пользования", то к индексу дела добавляется аббревиатура "ДСП". В этом случае под индексом или после индекса дела пишется аббревиатура ДСП (без кавычек). Кроме того, допускается проставление этой пометки в конце заголовка дела.
Документам или комплексам документов на технических носителях индексы дел не присваиваются.
В графе 2 номенклатуры дел указываются заголовки дел (томов, частей).
Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.
Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок, а также вводных слов и сложных оборотов. Например: "разные материалы", "общая переписка" и т.д.
Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:
- название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);
краткое название исполнительного органа или структурного подразделения (автора документа);
- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресата или корреспондента документа);
- краткое содержание документов дела;
- название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которым относятся документы дела.
Указание на копийность документов дела являются обязательными элементами заголовка. Подлинность документов в заголовке не оговаривается.
В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а после него в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).
Например:
Документы (планы, списки, доклады, характеристики экспонатов) о проведении тематических выставок
В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.
В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с архивными учреждениями края о комплектовании Архивного фонда края научно-технической документацией
В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются.
Например:
Переписка об организации семинаров и совещаний по вопросам повышения квалификации специалистов
В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним.
Например:
Переписка с ВНИИДАД по вопросам научно-методической работы
При обозначении в заголовках дел административно-территориальных единиц учитывается следующее: если содержание дела касается нескольких однородных административно-территориальных единиц, в заголовке дела не указываются их конкретные названия, а указывается их общее видовое название.
Например:
Переписка с главами муниципальных образований по вопросам социальной защиты населения
Если содержание дела касается одного муниципального образования, его название указывается в заголовке дела.
Например:
Переписка с администрацией Петропавловск-Камчатского городского муниципального образования о подготовке к зимнему сезону 2008/2009 года
В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты).
Например:
Годовые отчеты предприятий Камчатского края о работе автотранспорта
Если дело будет состоять из нескольких томов или частей, то составляется общий заголовок дела, а затем при необходимости составляются заголовки каждого тома (части), уточняющие содержание заголовка дела.
Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. При этом заголовки дел, содержащих законодательные, иные нормативные акты органов государственной власти Российской Федерации, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, а также нормативные и распорядительные акты министерств и ведомств Российской Федерации, располагаются перед заголовками дел с распорядительными документами. Затем располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы. Остальные дела систематизируются с учетом степени их важности (по мере убывания), а также взаимосвязи.
Журналы и книги регистрации, учета документов рекомендуется располагать в конце раздела.
Заголовки дел, заведенных по географическому и корреспондентскому признакам, вносятся в номенклатуру дел по алфавиту корреспондентов или географических названий.
Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.
В номенклатуру дел также включаются дела временно действующих органов, документы которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий исполнительного органа или прекращения его деятельности (например, дела ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемого исполнительного органа).
Графа 3 "количество дел (томов, частей)" заполняется службой ДОУ по окончании календарного года. В ней проставляется фактическое суммарное количество заведенных томов, частей одного дела, включенного в номенклатуру. Данные графы 3 служат основанием для заполнения итоговой записи номенклатуры дел.
В итоговую запись номенклатуры дел вносятся суммарные данные о количестве дел, их томов, частей из графы 3 номенклатуры отдельно по срокам хранения постоянного, временного (до 10 лет), временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу и хранящихся "до минования надобности".
В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при его отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или срок хранения, согласованный с ЭПМК Агентства по делам архивов Камчатского края.
В графе 5 "Примечание" проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2001 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другое подразделение для продолжения и др.
6.1.10.Если в течение года в исполнительных органах возникают новые документированные участки работы, не предусмотренные дела, они дополнительно вносятся в номенклатуру. Для вновь заводимых дел в каждом разделе номенклатуры оставляются резервные номера.
6.2.Формирование и оформление дел
6.2.1.Основные требования к формированию дел
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.
Формирование дел осуществляется соответствующим специалистом структурного подразделения при методическом руководстве службы ДОУ и архива исполнительного органа.
При формировании дел соблюдаются следующие основные требования:
- документы постоянного хранения группируются в дела отдельно от документов временного хранения;
- документы временного хранения группируются в дела в соответствии со сроками хранения;
- при формировании дел, содержащих международную корреспонденцию, в дело включается один экземпляр списка (реестра) отправлений международной корреспонденции с отметкой о получении их отделением связи;
- в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих и личных дел, дел по регистрации, лицензированию, надзору и т.п., документов учебных заведений, которые формируются за учебный год, а также дел, отражающих деятельность международных или иностранных организаций;
- дело постоянного или временного (свыше 10 лет) хранения не должно содержать более 250 листов (толщина не более 3 см); количество листов и толщина дел временного (до 10 лет) хранения, не передающихся в архив исполнительного органа, может превышать указанные нормы;
- в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, дополнительные экземпляры, черновики.
Подлинники и копии документов формируются раздельно.
Внутри дела документы располагаются так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по фамилиям авторов или корреспондентов, расположенным в алфавитном порядке.