Приложение к Распоряжению от 15.02.2008 г № 21-РП
Приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом свыше 250 листов формируются в отдельные тома.
Поручения органов государственной власти и документы по их исполнению группируются в дела в порядке возрастания дат или номеров поручений.
Распорядительные документы с относящимися к ним приложениями группируются в дела в возрастающем порядке номеров и дат.
Приказы (распоряжения, постановления) по основной деятельности формируются в самостоятельные дела.
Приказы по личному составу со сроком хранения 75 лет группируются отдельно от приказов по личному составу, имеющих меньшие сроки хранения.
Протоколы заседаний группируются в делах по номерам. Документы к протоколам группируются в дела в соответствии с номерами протоколов, к которым они относятся, внутри - с пунктами повестки заседания.
Переписка группируется за период одного календарного года и систематизируется в хронологической последовательности (документ-ответ помещается за документом-запросом). Если входящий документ получен в текущем году, а ответ на него дан в следующем году, то ответ подшивается в дело, содержащее инициативный документ.
Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от их проектов.
Документы к отчетам (разъяснения по составлению, проекты и т.д.) рекомендуется группировать в деле в хронологическом порядке.
Плановые и отчетные документы хранятся в делах того года, к которому они относятся по содержанию, независимо от времени их составления или даты поступления.
Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.
Лицевые счета сотрудников по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в алфавитном порядке по фамилиям.
Исполненные документы с пометкой "Для служебного пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел. При большом объеме документов с пометкой "ДСП" их целесообразно группировать в отдельные дела в соответствии с общими правилами формирования дел.
6.2.2.Оформление дел
6.2.2.1.Общие требования к оформлению дел
Оформлению по завершении календарного года, в котором они были заведены, подлежат законченные делопроизводством дела. Цель оформления дела - подготовка его к архивному хранению в соответствии с установленными правилами.
В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.
Оформление дел проводится работниками структурных подразделений исполнительного органа при методической помощи куратора Государственного архива Камчатского края.
Полностью оформляются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, подлежащие передаче в архив исполнительного органа.
Полное оформление дела предусматривает:
- подшивку или переплет дела;
- нумерацию листов в деле;
- составление заверительной надписи (листа-заверителя) дела;
- составление в необходимых случаях внутренней описи документов дела;
оформление реквизитов обложки дела: уточнение названия исполнительного органа и структурного подразделения (на конец календарного года), индекса и заголовка дела, крайних дат документов в деле, количества листов; заполнение листа-заверителя дела.
Документы в деле подлежат перегруппировке (пересистематизации) в хронологическом порядке.
Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению, допускается хранение дел в скоросшивателях, при этом пересистематизация документов не проводится, листы не нумеруются.
Регистрационные, наблюдательные дела оформляются частично: на обложке указываются название исполнительного органа, название структурного подразделения, делопроизводственный индекс, полный заголовок дела, начальная дата документов в деле и срок его хранения.
Полностью обложка регистрационного дела оформляется перед передачей дела в архив: к ранее проставленным реквизитам добавляются конечная дата документов и общее количество листов в деле.
При подготовке дел к передаче в архив исполнительного органа в реквизиты, указанные на обложке, могут вноситься изменения и уточнения. В личных делах при смене фамилии лицом, на которое заведено дело, на обложке дела зачеркивается старая фамилия и указывается новая (допускается написание в скобках прежней фамилии).
Могут уточняться также заголовки, сроки хранения дел в соответствии с изменениями в перечнях, данные о количестве листов в деле.
6.2.2.2.Оформление обложки дела
На обложке дела указывается полное наименование исполнительного органа и полное наименование его структурного подразделения в именительном падеже, индекс дела, заголовок, срок хранения (Приложение N 14).
В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов (частей), на обложку каждого тома (части) выносится общий заголовок дела, порядковый номер каждого тома (части), а также при необходимости заголовок тома (части). Например, заголовок дела в номенклатуре обозначен: "Годовые бухгалтерские отчеты расчетно-кассовых центров", а заголовок конкретного тома - "Годовые бухгалтерские отчеты Быстринского расчетно-кассового центра. Том 15." или "Годовые бухгалтерские отчеты расчетно-кассовых центров. Том 15".
На обложках дел, содержащих копии документов, в конце заголовка в скобках указывается слово "Копии".
6.2.2.3.Дата дела
Датой дела являются даты начала (заведения) и окончания дела в делопроизводстве.
Датой дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также дел, содержащих распорядительную, расчетную и иную документацию, для которой точная датировка имеет важное значение, являются крайние даты документов дела, т.е. даты (число, месяц, год) регистрации (составления) самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.
Датой дел, состоящих из плановых или отчетных документов, является период, за (на) который они составлены.
Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.
Если в деле имеются документы (например, приложения и т.п.) за другие годы, на обложке дела (под датой) делается запись: "имеются документы за.... год(ы)".
Для журналов регистрации приказов, распоряжений и т.д. датой дела будут календарные даты первой и последней записи в журнале.
На обложках томов (частей) дела проставляются крайние даты документов, включенных в данный том (часть).
При обозначении полной даты документа сначала указывается число, затем месяц и год.
6.2.2.4.Подшивка (переплет) дела
Подшивке или переплету подлежат дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, личные дела, лицевые счета по зарплате сотрудников.
Дела постоянного хранения, интенсивно используемые с расшивкой дел, рекомендуется не переплетать, а хранить в скоросшивателях до сдачи в архив. При этом на обложке скоросшивателя должны быть указаны все необходимые реквизиты.
Документы, составляющие дело, подшиваются за левое поле на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом обеспечения свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов должны быть удалены.
Дела постоянного хранения, состоящие из неформатных документов, рекомендуется хранить в закрытых твердых папках с тремя клапанами и с завязками или в картонных футлярах (коробках).
В конце каждого дела подшивается чистый бланк "Лист-заверитель дела" для заверительной надписи (Приложение N 15), а в начале дела в необходимых случаях - бланк "Внутренняя опись документов дела" (Приложение N 16).
Нумерация листов дела производится в целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело.
Все листы дела, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются в развернутом виде в правом верхнем углу, не задевая текста, черным графическим карандашом арабскими цифрами. Нумеровать листы чернилами, пастой, цветными карандашами и т.п. не разрешается.
Каждый том (часть) дела, состоящего из нескольких томов (частей), должен иметь самостоятельную нумерацию листов.
Листы большого формата подшиваются за один край, нумеруются в правом верхнем углу и складываются по формату дела.
Фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные и специфические документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.
Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте.
После завершения нумерации листов заполняется лист-заверитель, в котором оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:
- наличие литерных номеров листов;
- наличие пропущенных номеров;
- наличие поврежденных листов;
- номера листов с наклеенными фотографиями, документами, вырезками из газет;
- номера крупноформатных листов;
- номера конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается (за верхнюю часть) на внутреннюю сторону обложки дела.
Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, присоединение новых документов, замена подлинных документов на копии) отмечаются в листах-заверителях, при этом старая заверительная надпись не уничтожается и не перечеркивается.
Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления. Количество листов в деле проставляется на обложке дела в соответствии с заверительной надписью.
Реквизит "Срок хранения дела" переносится на обложку дела из соответствующей номенклатуры дел после сверки его со сроком хранения, указанным в перечне типовых документов. Например: на делах постоянного хранения пишется "Хранить постоянно", по личному составу - "75 лет ЭПК".
6.2.3.Для учета документов определенных категорий постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, учет которых вызывается спецификой данной документации (особо ценные, личные дела и т.д.), составляется внутренняя опись документов дела. Внутренняя опись документов дела подписывается составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи. Если дело уже переплетено и подшито, то заверенная составителем внутренняя опись документов дела подклеивается за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.
Изменения в составе документов дела (изъятие, включение документов, замена подлинников копиями) отражаются в графе "Примечание" внутренней описи, при этом дается ссылка на документ, послуживший основанием для замены (изъятия и т.п.) документа.
6.3.Организация оперативного хранения документов
С момента заведения и до передачи в архив исполнительного органа дела хранятся по месту их формирования.
Руководители структурных подразделений исполнительного органа и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.
В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. На корешках обложек дел указываются индексы по номенклатуре.
Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководителя исполнительного органа с оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.
7.Порядок передачи документов на хранение в архив исполнительного органа
Документы исполнительных органов являются собственностью Камчатского края и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в Государственный архив Камчатского края, как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.
Подготовка документов к передаче на хранение в архив исполнительного органа, проведение экспертизы ценности документов, формирование и оформление дел, составление описей дел и актов о выделении к уничтожению документов и дел осуществляется службой ДОУ и лицами, ответственными за ведение делопроизводства.
7.1.Экспертиза ценности документов
7.1.1.Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.
7.1.2.Экспертиза ценности документов в исполнительном органе на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел; в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к передаче в архив исполнительного органа.
7.1.3.Для организации и проведения экспертизы ценности документов в исполнительном органе создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее - ЭК).
7.1.4.Состав, функции и права ЭК определяются положением, которое утверждается руководителем исполнительного органа. Положение об ЭК до его утверждения подлежит согласованию с ЭПМК Агентства по делам архивов Камчатского края.
7.1.5.Экспертиза ценности документов постоянного, временного хранения и по личному составу осуществляется ежегодно в структурных подразделениях исполнительного органа непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК под непосредственным методическим руководством куратора Государственного архива Камчатского края.
7.1.6.При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу для передачи в архив исполнительного органа; отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
7.1.7.Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел исполнительного органа путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК исполнительного органа.
7.1.8.По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.
7.1.9.Опись дела - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, коллекции, и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.
7.1.10.В исполнительном органе ежегодно составляются сводные описи отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, (Приложения N N 17 - 19), а также специфические дела (наблюдательные, регистрационные и пр.) под непосредственным методическим руководством куратора Государственного архива Камчатского края.
Ответственность за своевременное и качественное составление сводных описей дел исполнительного органа несет руководитель и служба ДОУ.
На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.
Основой для составления сводной описи дел, служат описи дел, подготовленные структурными подразделениями.
7.1.11.Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме (Приложения N N 20 - 22). Графы описей заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.
Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (графа 1). Если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (единица хранения) вносится в опись под самостоятельным номером.
Индекс дела (графа 2) указывается согласно номенклатуре дел. Если дело состоит из нескольких томов (частей), то все тома (части) дела должны иметь одинаковые индексы.
К индексу дела, содержащего сведения ограниченного распространения "Для служебного пользования", или в графе "Примечание" добавляется аббревиатура "ДСП".
В графе 3 пишется заголовок дела. При перечислении дел с одинаковыми заголовками полностью пишется только заголовок первого дела, а все остальные обозначаются словами "то же".
В графе 4 указывается дата дела.
В графе 5 - количество листов в деле или его томе, части.
Если опись печатается более чем на одной странице, каждая новая страница оформляется в соответствии с п. 2.2.16.3. Типовой инструкции.
7.1.12.Систематизация дел в описи осуществляется в соответствии с их систематизацией в номенклатуре дел исполнительного органа. Личные дела систематизируются в описи по алфавиту.
7.1.13.Переходящие дела включаются в описи по начальным датам.
Не законченные делопроизводством переходящие дела, оставленные в структурном подразделении, также включаются в опись по начальной дате, дата окончания и количество листов в сдаточной описи не указываются. В графе "Примечание" делается отметка о том, что дело переходящее, указываются подразделение, в котором оно хранится, и фамилия ответственного за хранение.
"Регистрационные", "наблюдательные" и т.п. дела включаются в описи по дате завершения их делопроизводством. При этом в сдаточной описи указываются все их реквизиты (заголовок, крайние даты документов, количество листов).
7.1.14.В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел (единиц хранения), числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи. При подведении итога учитываются особенности нумерации дел в описи (наличие литерных и пропущенных номеров).
Например:
В опись внесено 14 (четырнадцать) единиц хранения с N 1 по N 15,
из них:
литерный N 9а,
пропущены N N 7, 8.
7.1.15.В процессе составления описи составитель должен проверить качество формирования и оформления дел, соответствие количества дел, подлежащих передаче в архив, итоговой записи в номенклатуре. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел должны быть устранены.
7.1.16.В случае отсутствия дел, числящихся по номенклатуре и подлежащих передаче в архив, принимаются меры по их розыску. Обнаруженные дела включаются в опись.
Если принятые меры не дали результатов, составляется справка о причинах отсутствия дел. Справка подписывается руководителем структурного подразделения и передается в архив исполнительного органа.
7.1.17.Опись дел структурного подразделения составляется в двух экземплярах, подписывается составителем с указанием его должности, согласовывается с руководителем службы ДОУ и утверждается руководителем структурного подразделения.
7.1.18.Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению, сроки временного хранения которых истекли, (Приложение N 23) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании ЭК исполнительного органа одновременно. Согласованные ЭК исполнительного органа акты утверждаются руководителем только после утверждения сводной описи дел постоянного хранения ЭПМК Агентства по делам архивов Камчатского края. После этого исполнительный орган имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.
7.2.Подготовка и передача документов в архив
7.2.1.В архив исполнительного органа передаются дела с исполненными документами постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям дел.
7.2.2.Дела с исполненными документами постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения передаются в архив исполнительного органа после истечения трехлетнего срока их хранения в структурных подразделениях.
7.2.3.Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в архив исполнительного органа, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
7.2.4.Прием каждого дела производится работником службы ДОУ исполнительного органа в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых дел, дата приема-передачи дел, а также подписи принявшего и передавшего дела.
Вместе с делами в архив передаются регистрационные картотеки на документы или программные средства и базы данных, содержащие информацию о регистрации и исполнении передаваемых документов.
7.2.5.В конце каждого экземпляра описи после итоговой записи цифрами и прописью указывается количество фактически переданных (принятых) дел в архив исполнительного органа, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи лица, передавшего дела, и работника службы ДОУ, принявшего дела.
Номера дел, не переданных в архив, перечисляются в обязательном порядке.
7.2.6.Если часть или все дела по описи остаются в подразделении, то в конце описи после итоговой записи ставится гриф согласования с ответственным за архив исполнительного органа. В особых случаях необходимо получить гарантийное письмо (с указанием причин, обосновывающих необходимость хранения дел в подразделении, и сотрудника, ответственного за обеспечение их сохранности) за подписью руководителя структурного подразделения, на хранении в котором остаются дела.
7.2.7.При передаче дел в архив исполнительного органа один экземпляр описи структурного подразделения остается в архиве, другой экземпляр возвращается в структурное подразделение.
При хранении в структурном подразделении всех дел, включенных в опись, один экземпляр описи структурного подразделения передается в архив для контроля, другой экземпляр возвращается в структурное подразделение.
7.2.8.Снятие или отмена ограничительных пометок ("ДСП", "Конфиденциально" и т.п.) с документов, принятых в архив исполнительного органа, производится структурными подразделениями, от которых эти документы поступили в архив.
7.2.9.В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения исполнительного органа лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного структурного подразделения, в период проведения ликвидационных мероприятий формирует все имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив исполнительного органа, независимо от сроков хранения. Передача дел осуществляется по описям дел и номенклатуре дел.
7.3.Порядок приема архивных документов в государственный архив
7.3.1.В соответствии с законодательством Российской Федерации исполнительные органы по истечении 10 летнего срока их временного хранения передают документы Архивного фонда Российской Федерации, в государственный архив Камчатского края.
В исключительных случаях сроки временного хранения документов Архивного фонда РФ могут быть продлены по просьбе исполнительного органа при необходимости практического использования. Продление указанных сроков осуществляется - решением ЭПМК Агентства по делам архивов Камчатского края на основании письменного заявления исполнительного органа.
7.3.2.Прием документов от исполнительных органов осуществляется государственным архивом Камчатского края в соответствии с планом-графиком, который утверждается директором архива по согласованию с исполнительными органами. Внеплановый прием документов, осуществляется в случае угрозы сохранности архивных документов.
По просьбе исполнительного органа государственный архив Камчатского края может осуществлять досрочный прием документов по письменному заявлению исполнительного органа.
Архивные документы принимаются в государственный архив Камчатского края в упорядоченном состоянии с соответствующим научно-справочным аппаратом (историческая справка, предисловие к описи). Все работы, связанные с отбором, подготовкой и передачей архивных документов на постоянное хранение, в том числе с их упорядочением и транспортировкой, выполняются за счет средств исполнительного органа, передающего указанные документы.
При передаче архивных документов, работником службы ДОУ исполнительного органа проводится проверка их физического, санитарно-гигиенического, технического состояния. Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники службы ДОУ обязаны устранить.
Прием архивных документов оформляется актом приема-передачи документов на хранение, составляемым сотрудниками службы ДОУ исполнительного органа в двух экземплярах (Приложение N 24). Один экземпляр остается в государственном архиве, другой - в службе ДОУ исполнительного органа. Вместе с архивными документами в архив передаются три экземпляра описи дел, документов.
Документы исполнительного органа принимаются в государственный архив Камчатского края по утвержденным ЭПМК Агентства по делам архивов Камчатского края сводным описям дел.
Прием дел производится поединично. На всех экземплярах описи дел, документов делаются отметки о приеме архивных документов в государственный архив. При отсутствии единиц хранения, указанных в описи дел, документов, в ней делается новая итоговая запись. Номера отсутствующих единиц хранения и причины отсутствия оговариваются в акте приема-передачи документов на хранение и в прилагаемой к акту справке. Справка составляется на бланке исполнительного органа и подписывается руководителем. Исполнительный орган принимает меры по розыску отсутствующих архивных документов. Утраченные подлинные архивные документы могут быть заменены их заверенными копиями.
При первой сдаче документов в государственный архив исполнительный орган в обязательном порядке представляет историческую справку, которая затем дополняется сведениями об изменениях в названии, функциях, структуре исполнительного органа и предисловие к описи. Историческая справка представляется в 2-х экземплярах, предисловие к описи - в 4-х. Каждый документ представляется на бумажном и электронном носителях.
7.3.3.Прием секретных документов от исполнительных органов осуществляется в соответствии с законодательством Российской Федерации о государственной тайне по акту и отдельным описям дел, документов.